E-Mails, Pressemeldungen und Newsletter. Ohne Frage immer noch eine der sehr guten digitalen Kommunikationsformen. Wenn man es richtig macht. Normalerweise bekommt eine E-Mail bei mir eine höhere Aufmerksamkeit als vieles andere.

Empathie für den Empfänger der E-Mail, Pressemeldung oder des Newsletters ist jedoch eine Grundvoraussetzung, damit der Adressat auch ein bisschen Spaß daran hat. Das Stichwort „Mehrwert“ brauche ich wohl nicht zu nennen, oder? Unnütze Informationen werden sofort gelöscht oder so archiviert, dass man meistens nie wieder hineinschaut.

Was war nun mit der Empathie? Ach so, ja, vielleicht sollten sich einige der Kommunikationsabteilungen, Pressesprecher und Agenturen einfach mal etwas mehr in den Empfänger hineinversetzen. Wie kommt das an, was man per E-Mail versendet?

Bei mir kamen in der letzten Zeit so lustige – und gleichzeitig traurige – Fälle an, die ich immer gleich getwittert habe. Nun habe ich ein Sammelsurium von Fails, die mir aufgefallen sind, die ich gern noch etwas kommentiere.

Nein, ich möchte mich nicht darüber lustig machen. Wirklich nicht! Ich möchte darauf aufmerksam machen, was man sehr einfach vermeiden kann. In dem man seine Newsletter auch immer mal wieder selber abonniert und abbestellt. In dem man vielleicht mal einen Kollegen oder eine nicht involvierte Person des Vertrauens mit drüber schauen lässt, wie etwas ankommt.

Hier also die vier E-Mail Fails in Form meiner Tweets mit Erläuterungen:

Kostenlos!

Nicht nur, dass man den Newsletter kostenlos abonnieren konnte, man kann ihn auch kostenlos abbestellen. Ich musste wirklich schmunzeln.

Mögliche Ursache: Hier könnte es sein, dass die Texte für die Mails für den technischen Prozess unglücklich zusammengebaut werden. Die Texte im Backend eines Newsletters sollte man immer mit Bedacht und aufmerksam schreiben, sonst passiert so etwas:

Technik-Fehler!

Kann immer mal passieren. Aber dass exakt dieselbe E-Mail, an die man den Newsletter bekommt, nicht zum Abmelden taugt, ist schon unglaublich. Schlecht! Noch miserabler, wenn man dann keine Kontaktmöglichkeit bietet, wenn es um die Technik geht. Die Meldung im Browser hätte eine Support-Kontaktmöglichkeit zeigen müssen. Das hätte sogar ein Formular sein können, wenn man seine Support-Hotline / E-Mail nicht verraten möchte.

Abhilfe: Fehlermeldungen sind gut, aber sie sind noch besser, wenn sie auch hilfreich sind und ein alternativer Weg zu einer Lösung aufgezeigt wird. Anmerkung: Ich warte bis heute auf Antwort an meine E-Mail an die „info@-Mailadresse“, die ich nach langer Suche nach einer (passenderen) Kontaktmöglichkeit im Impressum fand.

Lesergewinnung!

Wie verärgere ich meine Newsletter Abonnenten am besten? In dem ich tolle Preise oder Vorteile ausschließlich für die neuen Abonnenten auslobe. Das zeigte sich in einem Fall sogar sehr deutlich, als die Aktion über Facebook als Werbeanzeige lief. Die Kommentare darunter waren leicht unfreundlich!

Idee: Ein wenig Umformulierung ist gar nicht so schwer! Wie wäre es mit der Aktion: „Unter all unseren Newsletter Abonnenten verlosen wir XY“. Mit dem Zusatz, dass man sich jetzt noch anmelden kann (Datum nicht vergessen, bis wann die Aktion läuft). So kann man auch dem sinnlosen Ab- und wieder Anmelden Einhalt gebieten. Die Leute versuchen doch sonst einfach die „Lücke“ in der Neugewinnung von Newsletter Abonnenenten auszunutzen. Was ich nachvollziehbar finde.

Unterschrift!

Eine E-Mail bzw. eine Einladung per E-Mail wird nicht wertiger, wenn man Grafiken von Unterschriften einfügt. Ich will jetzt nicht sagen, dass mir jetzt kriminelle Ideen gekommen wären. Aber so einfach kommt man sonst nicht an digitale Originale.

Vorschlag: Einfach weglassen! Der komplette Name mit Titel und Position (wie Vorstand, CEO etc.) reicht völlig aus. Wenn man es dann wirklich nicht lassen kann, dann lieber die Einladung mit einem kleinen Profilfoto der jeweiligen Personen versehen. Aber auch das ist – finde ich – nicht immer passend.

Fazit in Sachen digitaler Kommunikation

Formulierungen in E-Mails lieber genau prüfen, besonders wenn technische Prozesse dahinter stecken. Bei einer Strategie zur Gewinnung von Neukunden beziehungsweise Abonnenten darauf achten, dass die Bestandskunden nicht verärgert werden. E-Mail ist nicht Print. Daher kann man meistens nicht eins zu eins übertragen, wie man eine gedruckte Einladung verteilen würde.

Nicht hier erwähnt sind lästige PDF-Anhänge, die nur die E-Mail exakt wiederholen. Auch das passiert häufiger. Oder nur ein PDF-Anhang, der mit einem Satz in der E-Mail – ohne Zusatzinfo, was einen erwartet – angekündigt wird. Wer mehr wissen möchte, muss es öffnen. Ich lösche solche E-Mails meistens sofort ungelesen, wenn der Absender unbekannt ist.

Schlimm sind auch Pressemeldungen, die umfangreiches Bild- und Textmaterial im Anhang mit sich führen. Ich habe schon Meldungen gehabt, die bis zu 10 MB groß waren.

Mein Vorschlag sind Downloadlinks zu den Grafiken oder gleich eine ZIP-Datei zum Download, in der das gesamte Pressepaket drin ist.

Ich habe bestimmt noch ein paar Fehlerchen vergessen, aber ich sammele auf Twitter weiter. Mein Twitter-Account: @enypsilon. Danke fürs Folgen – auf Twitter und bis hierher, zu meinem Fazit.